FAQ

 

Vad är Whistleblowing-rapporteringskanalen?

• Rentas rapporteringskanal erbjuder en möjlighet att anmäla misstänkta oegentligheter och andra oetiska handlingar, så som korruption, mutor, trakasserier eller annat bedrägligt beteende, samt handlingar som omfattas av visselblåsardirektivet (så som offentliga handlingar, trafiksäkerhet, konsumentskydd och miljövård).
• Ett viktigt tillägg till de redan existerande, primära rapporteringsmetoderna, som att kontakta den egna chefen, en annan person i ledningen, arbetarskyddsorganisationen, en representant för personalgruppen eller HR.
• Erbjuder ett skyddat, datasäkert och anonymt sätt att rapportera om oegentligheter.

 

Finns det andra interna rapporteringsmetoder?

• Då man anmäler eventuella oegentligheter ska man fortfarande i första hand kontakta chefen, en annan person i ledningen eller en annan lämplig ansvarig aktör, så som en representant för personalgruppen eller arbetarskyddsorganisationen.

 

Varför är Whistleblowing-rapporteringskanalen viktig?

• Alla våra arbetstagare och samarbetsparter har, oavsett ställning, ett ansvar att värna om en god och etisk företagskultur genom att rapportera om eventuella överträdelser och oegentligheter.
• Tidigt ingripande är viktigt för att minimera skadan och förebygga oetisk och skadlig verksamhet.

 

Vilken typ av situation bör jag anmäla?

• Du kan anmäla misstänkta oegentligheter och andra oetiska handlingar, så som korruption, mutor, trakasserier och annat bedrägligt beteende, samt handlingar som omfattas av visselblåsardirektivet (så som offentliga upphandlingar, trafiksäkerhet, konsumentskydd och miljövård).
• Man behöver inte ha bevis för att kunna göra en anmälan, men anmälan ska göras i god tro. Att avsiktligt göra en felaktig eller skadlig anmälan är förbjudet och kan leda till juridiska konsekvenser, så som skadeståndsansvar eller böter.
• När det handlar om ett ärende som omfattas av visselblåsningslagen (så som offentliga upphandlingar, trafiksäkerhet eller konsumentskydd) ska anmälan göras i första hand via Rentas rapporteringskanal, i andra hand via en rapporteringskanal som tillhandahålls av en behörig myndighet eller, som ett sista alternativ, genom ett offentligt tillkännagivande.
• Övriga oroväckande frågor som rör anställningsförhållandet, så som lön eller förmåner, ska behandlas med den chef eller direktör som saken rör.

 

Hur vet jag om någon har handlat på ett oetiskt sätt eller begått en överträdelse eller en oegentlighet?

• Det kan vara svårt att identifiera oetiska handlingar och oegentligheter. Att svara på följande frågor kan hjälpa dig identifiera oetiska handlingar, överträdelser och oegentligheter:
  • Är den observerade handlingen olaglig?
  • Strider handlingen mot Rentas etiska principer och övriga anvisningar?
  • Strider handlingen mot målsättningarna för Rentas affärsverksamhet?
  • Motsvarar verksamheten våra kunders och andra intressenters förväntningar?

 

På vilket sätt skyddas anmälaren?

• Anmälaren kan göra anmälan anonymt. Om anmälaren inte berättar sin identitet när hen gör anmälan, är hen anonym under hela utredningen. Anmälningsprocessen är krypterad och skyddad. Rapporteringskanalen sparar inte metadata kopplad till anmälan och kan inte spåra anmälarens IP-adress.
• Anmälningarna som skickas in via rapporteringskanalen tas emot och behandlas konfidentiellt och likvärdigt av utsedda experter (auktoriserade personer) hos vår samarbetspartner Deloitte Oy. Endast auktoriserade personer har tillgång till rapporteringskanalen.
• Renta förbinder sig att skydda alla personer som anmäler överträdelser via rapporteringskanalen. Anmälan ska dock göras i god tro.
• Renta vidtar inga motåtgärder mot anmälaren eller andra personer. Renta kommer inte heller att förhindra eller försöka förhindra anmälaren från att ge information om överträdelsen. Om du känner att du har blivit utsatt för repressalier, ber Renta dig att omedelbart rapportera om detta via rapporteringskanalen. Som repressalier räknas bland annat försämring av anställningsvillkor, permittering och annan ogynnsam behandling.

 

Hur fungerar Whistleblowing-rapporteringskanalen?

• Whistleblowing-rapporteringskanalen är webbläsarbaserad och fungerar på alla enheter. Du kan göra en anmälan på finska, svenska, norska, danska, polska eller engelska. Anmälan kan göras via Renta-koncernens rapporteringskanal eller via dess dotterbolags Renta ABs egen rapporteringskanal. Även en länk till dotterbolagets rapporteringskanal finns på ingångssidan av koncernens rapporteringskanal.
• När du har lämnat din anmälan kommer du att få en individuell ärendekod och ett lösenord. Skydda dem noga. Om du glömmer din kod eller ditt lösenord kommer du inte längre att komma in i systemet. Då måste du göra en ny anmälan för att kunna ge mera information om ärendet. Om du vill kan vi ordna ett privat möte med dig, varefter vi upprättar ett fullständigt och noggrant protokoll om mötet. Anmälaren har rätt att kontrollera, korrigera och med sin underskrift godkänna protokollet.
• Experterna vid Deloitte Oy blir notifierade när ett nytt meddelande skickas till rapporteringskanalen. Inloggningen är skyddad och kräver tvåfaktorsautentisering.
• Anmälan kan även göras muntligt genom att ringa till +358 50 461 6517. Inspelade samtal hanteras av Deloitte Oys experter. Observera att en muntlig anmälan inte kan göras anonymt och du måste lämna in dina kontaktuppgifter i samband med den muntliga anmälan. När du ringer till telefonnumret samtycker du till att samtalet spelas in och det muntliga meddelandet formuleras till en skriftlig rapport. Den skriftliga rapporten kommer att mailas till dig, varefter du kan granska, rätta och godkänna rapporten med din underskrift.
• Deloitte bedömer läget och graden av allvarlighet, och ber om mer information enligt behov. Deloitte informerar Rentas landschef, ekonomichef och verkställande direktör om inkomna anmälningar och de beslutar tillsammans om eventuella vidare åtgärder när du rapporterar till Renta-koncernens rapporteringskanal. Om du enbart vill anmäla ärendet till Renta AB:s rapporteringskanal kommer Rentas landschef informeras om den mottagna anmälan. När ärendet har utretts och eventuella relaterade processer slutförts, kommer ärendet att avslutas och arkiveras enligt bestämmelserna i dataskyddslagstiftningen.

 

Vad händer med min anmälan?

• Deloitte behandlar anmälningen och Rentas landschef, ekonomichef och verkställande direktör fattar beslut om vidare åtgärder. Åtkomst till anmälan är begränsad till en utvald grupp, och den kommer aldrig att ges till någon person eller personer som nämns i anmälan eller som kan vara kopplade till anmälan.

 

Vad händer om min anmälan gäller en person som behandlar anmälningarna som skickas via rapporteringskanalen?

• Om anmälan rör en person som behandlar anmälningarna som skickas via rapporteringskanalen, kommer experterna vid Deloitte omedelbart att säkerställa att denna person inte deltar i behandlingen av anmälan.
• Om anmälan gäller Rentas landschef, ekonomichef eller verkställande direktör, kommer den ifrågavarande personen utan dröjsmål att uteslutas från utredningen. Om anmälan gäller Renta ABs landschef, kommer den ifrågavarande personen utan dröjsmål att uteslutas från utredningen och Renta ABs ekonomichef informeras om den mottagna anmälan.

 

Hur vet jag att min anmälan har tagits emot?

• Du kommer att få ett bekräftelsemeddelande strax efter att du har skickat anmälan.

 

Blir jag informerad om hur saken behandlas eller åtgärderna?

• Du blir informerad om åtgärderna som vidtas och grunderna till dem senast tre månader efter att du fått bekräftelsemeddelandet, om inte annat anges i gällande lagstiftning.

 

Hur kan ni garantera min anonymitet?

• Whistleblowing-rapporteringskanalen är helt åtskild från Rentas IT-miljö.
• WhistleB, en oberoende tjänsteleverantör, ansvarar för rapporteringskanalens tekniska utförande. Rapporteringsprocessen är krypterad och skyddad med ett starkt lösenord. WhistleB sparar inte metadata kopplad till anmälan och kan inte spåra anmälarens IP-adress. Varken Renta, Deloitte eller WhistleB kan identifiera anmälningens källa. Anmälaren förblir anonym under hela utredningen.
• Kanalen som erhålls av WhistleB uppfyller kraven i ISO 27001-kvalitetsstandarden och GDPR-kraven.

 

Mer information om svensk lagstiftning hittar du här: Lag om skydd for personer som rapporterar om missförhållanden.